人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。人事档案有许多的作用，如凭证、依据和参考，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

人事档案并不是一份会永远存在的文件。它需要不断更新，因为每个人都在不断成长和变化。如果人事档案在自己手上存放超过两年的时间，就会断档无法正常使用。此时我们需要进行档案的更新和存储。

当然，如果档案在手中被拆开，就会变成死档。死档是没有任何法律效力的，只有重新激活后才可以重新存储和使用。死档的激活需要通过人才中心来进行，个人自持的档案是这种情况下无法被接收的，需要通过档案服务机构存入人才中心。

为了更好地管理和维护人事档案，我们还可以使用人事档案查询登记表模板_企业员工档案登记表格式范本_来进行档案的登记和记录。这样可以方便我们随时查阅和管理档案，避免档案的遗失和错误。

在使用人事档案时，我们也需要注意档案的保密性。尤其是一些涉及个人隐私的敏感信息，应该做好保密措施，避免泄露个人信息。在将档案移交给他人或机构时，也需要注意隐私保护和合法授权。

人事档案是一份非常重要的文件材料，需要不断更新和维护。我们需要合理地管理和使用人事档案，避免档案的遗失和泄露，保障个人权益和组织利益的更大化。