要外单位查询人事档案，先要了解档案管理的必要性

人事档案是我们个人的重要资料，这些档案可以记录我们的成长历程、工作经历、奖惩记录等重要信息，同时也是我们进入公务员、研究生等重点单位的敲门砖。但是，档案也需要得到妥善的保管，因为档案中的信息十分重要，个人持有容易导致篡改和损坏。因此，建立了人才中心和人力资源局等机构，进行中央统一存档，保护个人档案信息的安全性和权益。

外单位查询人事档案，要符合政策法规和授权范围

在某些情况下，单位或个人需要查询他人的人事档案，但是外单位查询人事档案是要符合政策法规和授权范围的，一定要经过授权。例如，招录机关、人事管理机关、司法机关、纪检监察机关、涉密部门等具有公文处理权限的机构，经授权可以查询个人档案。外单位要根据档案管理规定提交相应的申请材料，并接受档案保管单位的审查审核。

建立完善的内部管理制度，让查询更加便捷

为了更好地管理个人档案信息，企业、事业单位和机关应建立健全的内部档案管理制度，明确档案的存储、使用、管理流程等。日常档案工作中，要加强存储设备的管理，定期检查存储设备是否正常。另外，档案的名称、标签、编码等信息应清晰明了，方便内部管理和查询。如此一来，即使外单位查询人事档案，我们也可以依照规定，高效处理查询请求，提升查询效率和工作效率。

总结

总之，人事档案是我们日常工作和生活中不可或缺的一部分。我们需要重视人事档案的管理和保管，利用好山重水复疑无路，柳暗花明又一村的档案资源，帮助个人成长和职业发展。同时，定期建设、完善内部的档案管理制度，让外单位查询人事档案更加便捷，提升本单位查询效率和工作效率。