作为中国人事管理制度的重要组成部分，人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据。对于个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系等方面都有紧密联系，具有法律效力，是记载个人生轨迹的重要依据。在求职和升职晋级过程中，个人的人事档案起着重要的作用。

当我们的档案由于某些原因不能存放在单位中时，我们应当采取一定的措施予以保存。我们可以将档案交由人才市场管理机构或者学校管理机构，让其代为存储管理。对于专门为此提供服务的档案服务机构，我们也可以寻求他们的帮助。这些机构都应当是规模较大、信誉较好的，可以提供专业判断和咨询服务。

如果我们的档案长时间放在自己手中，就会出现“死档”的情况。在两年之内，我们可以从教育部门重新获取我们的档案。但如果两年之后我们仍未能激活我们的档案，这些档案就会变成空白档案，对我们的生活和工作都会产生一定的影响。

要想激活我们的档案，我们首先需要查看档案中是否存在专门的封条，是不是被打开过。如果被打开过，我们需要核对里面的资料是否齐全，主要看是否有毕业生登记表和成绩单，同样包括报到证。报到证特别重要，我们需要看它是在哪里签发的，就要去对应的地方处理相关文件，符合并遵守档案的流通逻辑。

如果我们的资料不齐全，比如遗失了毕业登记表、报到证等等，就需要及时联系大学的相关人员去补办，以保证档案能够重新激活。

从长沙市的角度出发，我们可以通过长沙人事档案查询网上查询，以便获取我们的人事档案相关信息。这些信息可以帮助我们准确把握我们的个人情况和职业发展方向，有效地规划我们的求职和升职计划。查询人事档案时也需要注意保护个人信息，遵守相关法律法规，确保信息的安全性。

人事档案是个人和单位紧密联系的重要证据，在职场中发挥着重要的作用。我们应当重视人事档案的管理和维护，时刻保持档案的完整性和准确性，为我们的个人和职业发展提供坚实的支撑。