人事档案是我们在职场中必须了解的一项重要知识，它记录着我们的各种个人情况，如工作经历、政治面貌、品德作风等。它在日常工作中具有凭证、依据和参考的作用，但是很多人没有意识到档案的重要性，或是存在一些误解，导致档案的丢失或遗漏。

我们需要了解档案的使用期限。若档案在自己手上存放超过两年的时间，就会断档无法正常使用，因此我们需要定期到人才中心或其他指定的机构更新档案。我们需要注意档案的完整性，如果档案在手上被拆开过，就有可能成为死档，失去任何法律效力，必须重新激活才能正常使用。

如果出现了查人事档案显示无查询记录或查询无果的情况，可能是因为该人员档案不存在。这时，我们需要及时核实自己档案的存放位置和完整性。否则，在转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，将无法使用档案，给自己带来不必要的麻烦和困扰。

在档案的管理和使用中，我们要明确档案的重要性，确保档案的完整性和正确性，及时更新或激活档案，确保档案具有可靠性和有效性。我们也应该遵守有关档案的法律法规，认真维护个人隐私和安全。只有这样，我们才能真正做到档案管理的科学化、规范化和可持续发展。