人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。那么什么情况下会被调用，何时会被查看呢？

在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案。人事档案还被用于派遣、用工、调用等组织管理活动中。比如公司需要招聘新的员工，就会向人才市场查询某一岗位的人员资料，在这时候人事档案就会被调用。

在个人申请退休、医疗保险等社会保障制度方面也需要提供人事档案。在这些重大变动的时候，人事档案将会被查看。

还有一种情况是涉及到机密和重要机构的人员安全审查时，这些人员的人事档案也会被查看。例如安全保卫部门对外派人员进行安全审查时，就需要查看其人事档案中的关于政治面貌和家庭背景等重要资料。

人事档案是具有重要参考价值的证明材料，存放要注意保密安全，定期进行备份和归纳整理。学生应该及时拿回自己的档案，存放到合适的机构，以免造成日后的麻烦和影响。而公司和其他组织则需要建立健全的档案管理制度，加强档案的保密力度，保障涉及到的人员的权益。