人事档案是指记录一个人从入职到离职期间所经历的各种个人情况的文件材料。这些情况包括个人主要经历、政治面貌、品德作风等等。人事档案是机构、企业管理人员管理人力资源的重要依据。在招聘、晋升、转正、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时都需要使用档案。

值得注意的是，档案是受的法律保护的，而且档案也是需要不断更新的。如果档案在自己手上存放超过两年的时间，就会断档无法正常使用。根据相关的政策规定，为了保证档案的真实性和完整性，职场人员必须返回单位核实后方可领取，不能私自保留。

如果档案在手上还被拆开的话，档案也会变成死档，死档是没有任何的法律效力的，只有重新激活才可以正常存放使用。我们需要注意，死档的激活人才中心会拒收个人自持档案，这种情况下可以找档案服务机构将档案存入人才中心。

如果我们需要查阅或借阅人事档案，就需要填写相应的报告表。查阅人事档案报告表和借阅人事档案报告表的使用指南如下：

【查阅人事档案报告表使用指南】

一、查阅范围

1.仅限本人档案或经法定代理人授权查阅。

2.只可查阅自己的档案或经授权查阅其他人的档案。

二、查阅方法

1.持本人或法定代理人有效身份证件。

2.向用人单位人事部门提出申请，填写查阅申请表。

3.在规定时间内到用人单位人事部门进行查阅。

4.查阅期间，不得涂写、拆改、私自带走档案材料。

5.查阅完档案后，应当主动离场，将档案归还给人事部门。

【借阅人事档案报告表使用指南】

一、借阅条件

1.仅限本人档案或经法定代理人授权借阅。

2.借阅期限不得超过1个月。

二、借阅流程

1.向用人单位人事部门提出申请，填写借阅申请表。

2.经用人单位人事部门批准后，领取借阅人事档案的授权证明。

3.借阅人员应当对档案材料妥善保管，不得私自带走，不得随意拆动档案。

4.在规定时间内将档案材料归还给人事部门。

人事档案对于职场人员非常重要，我们要注意不断更新自己的档案，并且遵守相关规定使用档案。如果需要查阅或借阅档案，一定要遵守相关规定。这样才能够维护个人知情权和个人的合法权益。