从档案管理角度看调档函的开具

档案是我们个人的身份证明，但一旦需要提交给相关部门使用，我们就需要调取档案。在这个过程中，调档函就成为了不可或缺的一环。本文将从档案管理的角度来谈一谈天津如何开具调档函。

档案应该如何管理？

档案管理分为两种方式，一种是自持档案，另一种是交由有管理权限的机构进行档案存储和管理。自持档案容易导致文件失效，比如自己搬家、人员流动等，都可能导致档案遗失或者丢失。而交由有管理权限的机构进行档案存储和管理，可以避免这种情况的发生。

什么是调档函？

调档函是指需要调用某个人或者某个单位的档案资料时，需要向档案管理机构提交的一种书面申请。这个函件可以用来向有权管理人员申请查询指定档案。

天津如何开具调档函？

1.填写申请人信息：包括姓名、性别、工作单位、职务、电话、邮箱等等。

2.填写被申请人信息：被申请人的姓名、所在档案馆或部门、档案所在位置。

3.填写申请事由：调档函需要说明调取档案的原因和事由。

4.提供有效证件：需要提供本人有效的身份证件等证明个人身份的材料。

5.签字确认：申请人需要在调档函上签字确认，如需加盖公章或者个人印章等，也需要及时提供。

调档函的注意事项

1.调档函需填写清楚、属实。如果填写不正确或者不真实，会导致申请失败。

2.提供有效证件。身份证、护照等有效证件是调档函申请必备材料之一。

3.签字确认。申请人需要在调档函上签字确认，如需加盖公章或者个人印章等，也需要及时提供。这样可以保证申请人本人的权益。

结语

调档函是档案管理重要的一环，只有正确填写调档函，才能更好地调取需要的档案资料。我们也应该注意档案的管理，交由具有存档权限的机构进行档案存储和管理。这样可以避免档案遗失、丢失等不必要的情况。记住，在调档函的申请过程中，我们需要遵守相关的规定和注意事项。