档案知识：为了维护个人信息的安全和有效使用个人档案，我们需要掌握一些档案知识。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。档案是受的法律保护，需要定期进行更新，如果档案长时间在自己手上存放，就会出现断档的情况，这样档案就无法正常使用。如果档案被拆开，也会变成死档，只有重新激活才可以正常使用。

对于个人来说，查询自己的人事档案是非常有必要的。一般情况下，我们需要编写查询员工个人档案的函件，以便能够得到想要的信息。在编写函件的时候，需要注重以下几个方面。

函件需要清晰明了。函件的主要内容应该包含个人的基本信息，例如姓名、身份证号码等，以便机构可以快速地找到目标人员所对应的档案。需要明确查询的内容。查询范围可以根据实际需求进行确定，例如查询个人的最近五年工作经历、学历证书以及获得的各类奖项等。函件需要具体说明查询的目的和用途，并对使用档案进行尽职审查。

为了使函件具有更高的效率和可信度，我们可以请专业的档案服务机构协助查询。这些机构会对查询对象的信息进行核实和审查，以确保查询结果的真实性和准确性。

总体来说，个人档案是我们个人生活中的重要组成部分，有利于各方面的工作和人生发展。合理使用档案和维护档案的安全性是我们每个人的责任，同时我们也需要掌握一些档案知识，以避免因操作不当而导致的无法使用个人档案的尴尬情况。